Aufbewahrung von Dokumenten

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Bei der Aufbewahrung von Dokumenten in einer Bibliothek, einem Archiv oder vergleichbaren Räumen sollte man auf jeden Fall auf das optimale Raumklima achten. Ansonsten drohen Schäden an wichtigen oder historischen Dokumenten. Zu gutem Raumklima gehört nicht zuletzt eine optimale Luftfeuchtigkeit bei der Aufbewahrung. Luftbefeuchter und Luftentfeuchter leisten hierbei gute Dienste.

Aufbewahrung von Dokumenten: Was sind eigentlich Dokumente?

Im Speziellen ist ein Dokument eine Urkunde. Oft ist aber die weiter gefasste Definition des Dokuments gemeint: Dann geht es bei der Aufbewahrung von Dokumenten um Schriftstücke unterschiedlicher Art, beispielsweise um Akten, Protokolle, Briefe und Urkunden. Im erweiterten Sinne umfasst das Wort „Dokument“ meistens sogar das elektronische Dokument, zu dem beispielsweise DVDs mit Text, Bilder und Audio- und Videodateien gehören.

Dokumente, die in einem Archiv aufbewahrt werden, nennt man auch Archivalien. Unterschieden werden bei den Dokumenten laut ISO Norm 9000 Daten und Datenträger. Nimmt man als Beispiel einmal Akten mit Schriftverkehr als Dokumente, dann sind die Texte die Daten und das Papier ist der Datenträger. Damit die Daten erhalten bleiben, muss man den Datenträger gut schützen, im Beispiel also das Papier.

Möchte man Papiere über Jahrzehnte oder gar Jahrhunderte sicher verwahrt wissen, ist gutes Raumklima wichtig.

Temperatur und Luftfeuchtigkeit bestimmen auf Dauer den Zerfall von Papieren in Räumen. Die optimalen Werte sind langfristig für den Erhalt essentiell.

Gutes Raumklima ist essentiell für die fachgerechte Aufbewahrung

Ein Archiv muss Dokumente vor widrigen Umweltbedingungen schützen. Sehr schnell zerstörerisch wirkende Umweltbedingungen sind zum Beispiel Feuer, heftiger Regen und Überschwemmungen oder Säuren. Daneben gibt es Umweltfaktoren, die den Dokumenten weniger rasant zusetzen. Bleiben sie jedoch über einen gewissen Zeitraum erhalten, können sie ebenfalls eine nicht unerhebliche zerstörerische Wirkung entfalten: Zu solchen Faktoren gehören unter anderem Sonnenlicht mit einem hohen Anteil an UV-Strahlen, schädliche Schwebstoffe in der Luft sowie eine zu hohe oder zu niedrige Luftfeuchtigkeit.

Optimale Luftfeuchtigkeit im Archiv ist wichtig!

Zu feuchte Luft

Ist die Luftfeuchte in einem Archivraum längere Zeit sehr hoch, kann sich Schimmel auf den Dokumenten bilden. Ist das bereits geschehen, muss ein Fachbetrieb sich um eine aufwändige Dokumentenreinigung kümmern. Mögliche Maßnahmen sind dann eine intensive Trockenreinigung, eine Bestrahlung mit niedrig dosierten Gamma-Strahlen oder eine Begasung mit Ethylenoxid (ETO), wobei manche die Begasung aufgrund möglicher gesundheitsschädlicher Wirkung ablehnen. Prophylaktisch kann man die Feuchtigkeit in der Luft mit einem Luftentfeuchter reduzieren.

Zu trockene Luft

Zu trockene Raumluft ist bisweilen ebenfalls nicht gut. Bei Dokumenten auf dem Datenträger „Papier“ kann sehr trockene Raumluft das Material austrocknen. Dadurch wird das Papier unflexibler und im ungünstigen Fall brüchig. Das ist für häufiger genutzte Papiere im Archiv ebenso problematisch wie für Bücher in einer Bibliothek.

Deshalb kann bei dauerhaft niedriger Luftfeuchtigkeit in solchen Räumen zur Archivierung von Dokumenten beziehungsweise Büchern ein Luftbefeuchtungsgerät sinnvoll sein. Bleibt die Frage, wie hoch die optimale Luftfeuchte bei der professionellen Aufbewahrung sein sollte?

Angaben dazu liefert die Norm DIN ISO 11799 „Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut“. Laut dieser Norm sollte die relative Luftfeuchtigkeit zur Aufbewahrung ganzjährig bei 50 Prozent liegen, wobei die Schwankungen bei plus/minus fünf Prozent liegen dürfen. Allerdings hängen diese Optimalwerte ein Stück weit auch von der Art des Dokumentes ab. So wird etwa bei Fotos eine niedrigere Feuchtigkeit von maximal 40 Prozent empfohlen.

Noch genauere Angaben lieferte beispielsweise die mittlerweile durch andere Normen ersetzte BS 5454. Sie empfahl beispielsweise für ein Magnetband auf Polyesterträger eine Temperatur von vier bis 16 Grad Celsius und eine Luftfeuchte von 35 bis 45 Prozent.

Der ideale Archivraum

Um die optimale Luftfeuchtigkeit für die Aufbewahrung von Dokumenten zu erreichen und zu halten, sollte man einerseits den Archivraum passend wählen und gestalten:

• Er sollte in geeigneter Weise gegen Wärme und Kälte isoliert sein.
• Die Fenster im Raum fallen möglichst klein aus, damit nur wenig Licht in den Raum dringt.
• Ins Archiv sollte darüber hinaus ein flächendeckendes Brandmeldesystem integriert sein, wobei jedoch keine Sprinkleranlage installiert sein darf. Sie könnte im Brandfall nämlich zu Schäden an den Dokumenten durch Wasser statt Feuer führen.
• Darüber hinaus muss der Archivraum baulich von anderen Funktionsbereichen getrennt sein.
• Wichtig auch: Werte, wie Raumtemperatur und Luftfeuchte regelmäßig messen! Gegebenenfalls sollte man sie mit professioneller Klimatechnik ausstatten.

Zur Regulierung der Luftfeuchte eignen sich Luftbefeuchter und Luftentfeuchter, die man mit einem Funkhygrostat automatisch steuern kann. Der Hygrostat sendet dann den aktuellen Feuchtigkeitswert der Luft regelmäßig ans Gerät, wo es mit dem eingestellten Soll-Wert verglichen wird. Je nachdem, wie das Ergebnis ausfällt, springt das Gerät an oder bleibt aus. Bei manchen Geräten lassen sich ein Luftentfeuchter und ein Luftbefeuchter auch miteinander zu einem Gesamtsystem kombinieren.

Das ist beispielsweise beim Entfeuchter Dehumid HP 50 von Brune der Fall, der sich mit dem Befeuchter B 500 Professional zusammenschließen lässt. Beide werden mit einem Funk-Hygrostat zum Gesamtsystem zusammengeschlossen. So sorgen sie für eine Luftfeuchte, die nie über oder unter dem Optimalbereich liegt. Damit ist und bleibt sie ideal für die Aufbewahrung von Dokumenten in einem Archiv oder von Büchern in einer Bibliothek. Komfortabel sind Befeuchter, die einen direkten Wasseranschluss besitzen, sodass man Wasser nicht immer wieder nachfüllen muss.

In diesem Fall ist aber passende Sicherheitstechnik nötig, um Wasserschäden auszuschließen.

Ausgestattet werden können die Geräte dafür unter anderem mit Sicherheits-Wassersensoren und einem Wasserwächter mit Ventil. Er stoppt die Wasserzufuhr bei unkontrolliertem Wasseraustritt.

Befeuchter können auch Reiniger sein

Vorteilhaft kann es beim Einsatz eines Be- oder Entfeuchters in einem Archiv sein, wenn das Gerät zusätzlich eine luftreinigende Funktion besitzt. Einige Luftbefeuchter sind dafür mit passenden Filtern wie einem Aktivkohlefilter ausgerüstet, die auch sehr feine Partikel wie Pilzsporen aus der Luft filtern können. Das trägt zusätzlich zum optimalen Raumklima in Archiven und zum Schutz von Dokumenten bei.